Como organizar a correspondência e contas a pagar

29-01-2016 10:39

Todos os dias tenho correspondência na caixa do correio, seja esta, publicidade, contas para pagar, cartas do banco, finanças, etc. Como cá em casa sou eu a pagar todas as contas via internet (e faço o respetivo arquivo destas e de toda a outra correspondência), tenho que ter o máximo de atenção para que estas sejam pagas dentro do prazo indicado para não haver direito a penalizações e juros, por isso cá em casa, eu organizo as contas e a correspondência da seguinte maneira.

Eu antigamente arquivava a correspondência em pastas com separadores alfabéticos, mas dava muito trabalho e não compensava o esforço, uma vez que eu nunca ou raramente precisava destes papeis já arquivados. Agora arquivo por mês, todos juntos dentro de uma mica e numa pasta de elásticos, dá muito menos trabalho e é muito mais rápido e prático.

Para as finanças e segurança social tenho uma pasta com argolas, para bancos tenho outra devidamente etiquetadas. Na pasta das finanças e da segurança social, arquivo toda a correspondência recebida e enviada e todos os comprovativos de pagamento efetuados (IMI, IUC, pagamentos segurança social) não vá o diabo tecê-las e com estes senhores não se brinca! Também sou eu que vou ao portal das finanças obter os documentos para posterior pagamento.

Junto à entrada, tenho uma caixa onde coloco as contas a pagar e toda a correspondência que chega, antes de esta ser arquivada. Da correspondência que chega, coloco logo no lixo reciclável tudo aquilo que não tem interesse e envelopes vazios. Semanalmente confiro o que chegou pelo correio, contas a pagar meto numa prateleira no escritório, a restante correspondência arquivo nos respetivos lugares.

Também semanalmente verifico as datas de pagamento das faturas e escrevo num memorando / calendário mensal que tenho no escritório pendurado na parede (noutro memorando tenho consultas médicas, exames a fazer, etc.), desta forma nunca me esqueço de nada.

Documentos do IRS, eu durante o ano vou colocando numa bolsa de arquivo transparente todos os papéis necessários para o IRS, no fim é só pegar na pasta e levá-la à contabilista. Os documentos do IRS, têm que ser guardados pelo menos 4 anos (art.º 128 do Código do IRS, redação do Decreto-Lei 160/2003, de 19 de Julho).

As faturas de luz, água, telefone, gás devem ser guardadas pelo menos durante seis meses, segundo a Deco.

O que é importante na organização dos documentos é, separá-los por categorias, ter um lugar específico para guardá-los e nunca os dispersar para não se lhes perder o rasto e não demorar horas a procurar um determinado documento.

Espero ter ajudado, se sim não se esqueça de fazer gosto!

Obrigada

Marlene Borges

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